Sistema de gestión de calidad y ambiental para OPCB S.A.S.

Global Consulting Services Back Offices S.A.S. presenta a OPCB S.A.S. esta propuesta de consultoría para el diagnóstico, diseño, implementación y mantenimiento de un sistema integrado de gestión de calidad y ambiental. El servicio se organiza en tres etapas de contratación independiente.

La experiencia técnica comprende el diseño, implementación, mantenimiento, auditoría y mejora de sistemas de gestión bajo ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001; Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo; BASC e ISO 28000; y Planes Estratégicos de Seguridad Vial. También incluye asesoría y auditoría en esquemas de sostenibilidad y trazabilidad RSPO e ISCC.

En gestión de riesgos y cumplimiento, la experiencia abarca SARLAFT, SAGRILAFT y el Programa de Transparencia y Ética Empresarial PTEE. El trabajo comprende diagnóstico, identificación y valoración de riesgos, documentación de políticas y procedimientos, establecimiento de controles, formación, seguimiento de indicadores y acciones de mejora.

La consultoría estará liderada por Viviana María López Bermúdez, Ingeniera Industrial y Especialista en Seguridad y Salud en el Trabajo, con más de diez años de experiencia en sistemas de gestión de calidad, ambiente, seguridad y salud en el trabajo y seguridad de la cadena de suministro. Para OPCB, esta experiencia se aplicará a la organización de sus procesos, controles, documentación y evidencias, con la participación de sus responsables técnicos.

El objeto social registrado de OPCB comprende soluciones tecnológicas basadas en robótica aplicada, inteligencia artificial e ingeniería de procesos para los sectores industrial, marítimo, portuario y ambiental, incluyendo sistemas ROV, AUV, USV y drones, plataformas SaaS, levantamientos hidrográficos, batimétricos y geoespaciales, y servicios de asesoría relacionados.

La diversidad de estas actividades requiere una gestión que permita definir los requisitos de cada proyecto, controlar el diseño y sus cambios, evaluar proveedores y servicios externos, verificar los resultados técnicos, entregar productos y servicios conforme a lo acordado y atender sus efectos ambientales. El sistema propuesto deberá conservar trazabilidad entre el requisito del cliente, la planificación, la ejecución, las verificaciones y la aceptación final.

En materia ambiental, el trabajo identificará los aspectos asociados con las actividades realmente ejecutadas: uso de recursos, equipos electrónicos y baterías, sustancias, residuos, operaciones en campo y posibles interacciones con el entorno terrestre o acuático. Su significancia y las obligaciones aplicables se determinarán con información y evidencia de OPCB, sin asumir que todas las actividades del objeto social están en operación.

Objetivo general

Diseñar, implementar y mantener un sistema integrado de gestión de calidad y ambiental para OPCB S.A.S., mediante la identificación de brechas, la organización de sus procesos, la definición y aplicación de controles, y el seguimiento de evidencias de desempeño, con base en los requisitos de ISO 9001 e ISO 14001 y la edición normativa acordada entre las partes.

Objetivos específicos

• Establecer durante el primer mes una línea base documentada del estado de OPCB frente a los requisitos de las dos normas, identificando brechas, prioridades, responsables y recursos en un informe de diagnóstico y un plan de trabajo.
• Definir el alcance del sistema, las interacciones entre procesos y las responsabilidades de gestión, con un mapa y caracterizaciones que correspondan a las actividades, sedes y proyectos incluidos.
• Organizar los controles de calidad aplicables a la revisión de requisitos, diseño y desarrollo, compras, prestación del servicio, seguimiento y medición, aceptación de entregables y tratamiento de resultados no conformes.
• Identificar y evaluar los aspectos e impactos ambientales de las actividades incluidas, determinar las obligaciones de cumplimiento pertinentes y definir controles y acciones para los aspectos significativos.
• Acompañar a los responsables de proceso en el uso de la documentación y la generación de registros, mediante formación, sesiones de trabajo y seguimiento a la aplicación de controles.
• Establecer objetivos e indicadores que permitan evaluar el desempeño de los procesos, la satisfacción del cliente y la gestión ambiental, con responsables, fuentes de información y periodicidad definidos.
• Preparar los mecanismos de auditoría interna, revisión por la dirección, acciones correctivas y mantenimiento del sistema, dejando un balance de implementación y las acciones pendientes al cierre.

La consultoría comprende los sistemas de gestión de calidad y ambiental de OPCB, integrando los requisitos comunes y conservando los controles específicos de cada disciplina. El diagnóstico precisará las actividades, sedes, proyectos, productos y servicios que formarán parte del alcance contractual.

• Procesos de dirección y soporte: planificación, responsabilidades, competencias, comunicaciones, recursos, información documentada, compras y evaluación de proveedores.
• Procesos operativos: gestión comercial y contractual, diseño y desarrollo cuando OPCB lo asuma, planificación y ejecución de proyectos, prestación de servicios, verificaciones técnicas y aceptación de entregables.
• Evaluación y mejora: indicadores, satisfacción del cliente, seguimiento ambiental, evaluación de obligaciones de cumplimiento, auditoría interna, revisión por la dirección y acciones correctivas.

La documentación se elaborará en función de la operación y las necesidades de control; la propuesta no compromete una cantidad arbitraria de procedimientos. Los documentos y registros deberán permitir a los responsables ejecutar, verificar y demostrar las actividades acordadas.

El servicio no incluye desarrollar soluciones de ingeniería o software, ejecutar levantamientos técnicos, otorgar permisos, realizar estudios o mediciones especializados ni certificar la empresa. Estos trabajos, cuando se requieran, serán asumidos por OPCB o contratados por separado. La auditoría interna independiente se coordinará con un auditor que asegure objetividad e imparcialidad y tendrá cotización separada.

Duración: tres meses posteriores al diagnóstico.

Propósito de la etapa

Establecer los elementos de gestión y los controles acordados, acompañar su aplicación por los responsables de OPCB y verificar las evidencias iniciales de funcionamiento. El trabajo se desarrollará sobre el alcance y el plan definidos en el diagnóstico.

Mes 1 Estructura y planificación del sistema

• Definir el contexto, las partes interesadas y sus requisitos pertinentes, el alcance del sistema y las interacciones entre procesos.
• Elaborar las caracterizaciones de procesos, responsabilidades, política integrada, objetivos, indicadores y planes para alcanzarlos.
• Construir la matriz de riesgos y oportunidades y evaluar la relevancia del cambio climático para el sistema.
• Identificar y evaluar aspectos e impactos ambientales con perspectiva de ciclo de vida, considerando condiciones normales, anormales y de emergencia.
• Construir la matriz de requisitos legales y otros compromisos aplicables al alcance y definir su mecanismo de evaluación y seguimiento.
• Organizar el control de documentos y registros, competencias, comunicaciones, recursos y gestión de cambios.

Mes 2 Controles operacionales y aplicación

• Documentar y acompañar los controles para revisar ofertas y contratos, establecer requisitos del cliente, planificar proyectos y definir criterios de aceptación de los entregables.
• Establecer controles de diseño y desarrollo, cuando sean aplicables: entradas, revisiones, verificación, validación, salidas y cambios, con evidencia de las decisiones técnicas de OPCB.
• Definir controles para proveedores y servicios externos, infraestructura, mantenimiento y recursos de seguimiento y medición según su necesidad.
• Organizar la trazabilidad de versiones, pruebas, datos técnicos, resultados de levantamientos y aprobaciones de productos o servicios incluidos en el alcance.
• Implementar los controles ambientales pertinentes para consumos, residuos, baterías, equipos electrónicos, sustancias y posibles efectos de las operaciones en campo o medio acuático.
• Definir la preparación y respuesta ante emergencias ambientales y formar a los responsables en los controles, procedimientos y registros acordados.

Mes 3 Verificación y evaluación inicial

• Revisar los registros generados y verificar la aplicación de los controles por los procesos y proyectos incluidos.
• Evaluar los resultados iniciales de indicadores, satisfacción del cliente, desempeño operacional y gestión ambiental.
• Acompañar la evaluación de las obligaciones de cumplimiento con las evidencias aportadas por OPCB.
• Establecer el tratamiento de no conformidades y acciones correctivas, y dar seguimiento a las brechas identificadas.
• Definir el programa de auditoría interna y coordinar su ejecución independiente, si se contrata; preparar las entradas y acompañar la revisión por la dirección.
• Entregar la documentación consolidada, el informe de implementación y el plan de mantenimiento y mejora.

Entregables de la etapa

• Alcance, análisis de contexto y partes interesadas, mapa y caracterizaciones de procesos.
• Política integrada, objetivos, indicadores, responsabilidades y planes de gestión.
• Matrices de riesgos y oportunidades, aspectos e impactos ambientales y obligaciones de cumplimiento.
• Procedimientos, instructivos y formatos necesarios para los procesos incluidos, con listado maestro y control de versiones.
• Controles de calidad y ambientales aplicables y esquema de respuesta ante emergencias ambientales.
• Registros de formación y acompañamiento; consolidado de evidencias disponibles de implementación.
• Programa de auditoría interna, seguimiento de acciones y registro de revisión por la dirección.
• Informe final con avance por requisito, evidencia revisada, brechas pendientes, responsables y plan de mantenimiento.

El cierre documentará el estado realmente alcanzado y las brechas pendientes. El plazo depende del acceso a información, aprobación de documentos, ejecución de controles y disponibilidad de actividades para generar registros. La preparación para certificación se determinará con evidencia; la consultoría no garantiza la decisión del organismo certificador.

La consultoría combinará revisión documental, entrevistas, sesiones con responsables, elaboración y validación de documentos, formación y verificación de registros. La modalidad presencial, virtual o mixta y la dedicación por etapa se precisarán en la aceptación contractual.

Los documentos se desarrollarán con los responsables de OPCB para reflejar su operación. La dirección y los líderes revisarán y aprobarán los criterios, controles y responsabilidades; después se acompañará su aplicación y se evaluará la evidencia generada. Las reuniones de seguimiento permitirán documentar avances, decisiones y pendientes.

El mes inicial corresponde al diagnóstico; los tres meses siguientes corresponden al diseño e implementación. Cada etapa inicia con su aceptación y los requisitos pactados. Las fechas se formalizarán según disponibilidad y recursos.

Global Consulting Services

• Planificar el acompañamiento y ejecutar las actividades y entregables aceptados.
• Desarrollar la documentación acordada, orientar a los responsables y realizar seguimiento a la evidencia disponible.
• Informar avances, dificultades, recursos requeridos y brechas pendientes sin sustituir las decisiones de la dirección.

OPCB S.A.S.

• Designar un interlocutor y responsables de proceso con disponibilidad para las sesiones y decisiones del proyecto.
• Entregar información, documentos y registros oportunos; facilitar el acceso acordado a las actividades, equipos y lugares de operación.
• Revisar y aprobar documentos, definir criterios técnicos, ejecutar controles y conservar sus registros.
• Asignar personal y recursos para implementar las acciones y atender sus obligaciones legales y contractuales.
• Mantener la responsabilidad sobre el desempeño del sistema, las autorizaciones de operación y las decisiones de certificación.

Cada etapa tiene un valor independiente e incluye el trabajo sobre ISO 9001 e ISO 14001. Los valores siguientes son honorarios brutos en pesos colombianos, antes de impuestos y retenciones en la fuente.

Los impuestos aplicables se adicionarán a la facturación. Las retenciones en la fuente se aplicarán al pago según corresponda. El diagnóstico se cobra por separado y no se descuenta de las etapas posteriores, salvo acuerdo escrito diferente.

Aceptación e inicio

La propuesta tiene finalidad exploratoria y precontractual. La entrega de información, reuniones, visitas, demostraciones o cotizaciones no constituye autorización para iniciar actividades. La relación contractual se establecerá cuando las partes acepten expresamente por escrito el alcance, entregables, valores, pagos, plazos, dedicación, responsabilidades y demás condiciones.

La aprobación de una etapa no compromete automáticamente la contratación de las siguientes. Los cambios de alcance, recursos, cronograma o edición normativa se acordarán por escrito. Antes de contratar se precisarán sedes, proyectos, personal, modalidad, horas y sesiones, visitas, vigencia de la oferta y duración inicial del mantenimiento.

Servicios y gastos no incluidos

Se cotizarán aparte la auditoría interna independiente, certificación, compra de normas, software y licencias, desarrollo de aplicativos, ensayos, muestreos, calibraciones, mediciones especializadas, permisos, estudios, obras, equipos y otros recursos materiales. Los desplazamientos, alojamiento y viáticos se acordarán previamente.

Referencia normativa y certificación

ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015 corresponden a la base solicitada. Las fuentes oficiales de ISO registran ediciones 2026 de ambas normas; antes de contratar se acordará la edición aplicable y el tratamiento de cambios en alcance, plazo y honorarios. La decisión de certificación corresponde al organismo certificador contratado por OPCB.

Referencias de ediciones consultadas el 13 de octubre de 2026: https://www.iso.org/standard/62085.html y https://www.iso.org/standard/60857.html.